“Porque a primera impresión es la que cuenta, tu mesa de bienvenida hablará por tí y por tu evento”
La mesa de bienvenida es el primer punto de contacto entre los invitados y el evento. Más que un simple espacio funcional, se ha convertido en una herramienta clave para comunicar el estilo, el propósito y la atmósfera del evento desde el primer instante.
Es tan importante ya que recepciona a los invitados al llegar, sirve para dar la bienvenida a los invitados de forma personalizada y organizada y genera una primera impresión duradera. Además establece el tono del evento (formal, relajado, festivo, corporativo, etc.).
Podemos utilizarlas tanto en Bodas como en cumpleaños o aniversarios, baby showers o gender reveals, eventos corporativos o conferencias e incluso en networking o lanzamientos de productos.
Cada mesa de Bienvenida debe tener unos elementos esenciales:
Cartel de Bienvenida o señalización: Personalizado con nombres, fechas, frases o el logo del evento.Puede incluir un “timeline” del evento o un mensaje de agradecimiento.
Lista de invitados o seating plan: Ideal para bodas eventos con asientos asignados.
Puede presentarse en forma creativa: pizarras, cuadros, marcos, espejos, etc.
Kit de bienvenida o souvenirs: Bolsas con detalles, productos de la marca o dulces.En eventos corporativos: folletos, credenciales, libretas, bolígrafos, etc.
Decoración temática: Flores, velas, iluminación, materiales naturales, colores del evento.Debe reflejar el estilo general del evento.
Estación de bebidas o snacks: Coctel de bienvenida, agua infusionada, café, etc.Aperitivos ligeros para amenizar la espera.
Las tendendica más actuales en lo que respecta a las mesas de bienvenida son:
- Estilos minimalistas y sostenibles (materiales reciclados, flores secas).
- Mesas temáticas interactivas.
- Tecnología: check-in con códigos QR, pantallas táctiles o tablets.
- Diseños personalizados para redes sociales (instagrameables).
- Colaboración con marcas para productos exclusivos.
A continuación os dejo unos consejos para montar una mesa de bienvenida.
La mesa debe tener una ubicación estratégica siendo visible nada más llegar al evento y combinar con el diseño general del evento. Otro concepto a tener en cuenta es la personalización de modo que los invitados se sientan reconocidos ya desde el momento de la bienvenida. Si quieres triunfar con tu mesa evita filas largas o confusión en el check-in, esto lo conseguirás con fluidez y orden.
Debes distinguir el tipo de mesa según el evento en el que se vaya a dispone la misma.
Para una boda: Puedes utilizar un cuadro de firmas con huellas digitales o poner mini botellas de vino con etiquetas personalizada, alguna bebida para los invitados y sobre todo un cartel de bienvenida.
Para un evento corporativo: Con un QR para descargar agenda y materiales o pulseras de acceso a distintas áreas del evento.
Para una fiesta temática serían geniales accesorios relacionados con el tema ( antifaces, sombreros, pins…) Así como decoración inmersiva desde la entrada.
En conclusión; una buena mesa de bienvenida es mucho más que decoración. Es la carta de presentación del evento, un punto de conexión emocional y logístico entre los anfitriones y sus invitados. Con creatividad y planificación, puede convertirse en uno de los momentos más memorables del día.
